Microsoft Teams is meer dan alleen een tool om mee te videobellen. Wij vertellen je graag hoe je deze applicatie als intranet kunt inzetten.  Zo kan iedereen samenwerken, vergaderen en content delen door heel jouw organisatie

Je kunt gemakkelijk samenwerken doordat alle documenten op een plaats terug kan vinden zijn. Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van de presentatie of document. Wanneer je een audiogesprek combineert met samenwerken in een document, kun je direct opmerkingen maken. Dit maakt online samenwerken net zo efficiënt als op kantoor.

Teams als intranet

Wanneer je Teams als intranet verander je de manier waarop je samenwerkt. Eerst bepaal je voor welk Team je een project maakt. Zo open je bestanden binnen het Team met wie je bijvoorbeeld de presentatie gaat maken. Op deze manier kunnen alle personen binnen dit Team meewerken aan het document en deze aanpassen. Teams zijn niet gebonden aan personen van een afleiding. Maak Teams met medewerkers van verschillende afdelingen om de communicatie binnen jouw organisatie soepeler te laten verlopen. Ook kunnen mensen uit andere Teams gemakkelijk alle documenten vinden die bij een bepaald Team horen. Zo blijft alles geordend en heeft iedereen altijd de versie die up-to-date is.

De nieuwe werkplek

Mededelingen over de werk BBQ op WhatsApp, berichten over het veranderende beleid binnen het bedrijf op SharePoint en je to do lijst in Microsoft To Do: uit onderzoek van Microsoft blijkt dat medewerkers sneller afgeleid raken wanneer informatie op verschillende plekken te vinden is. Microsoft zag dat hier een kloof ontstond, tussen waar medewerkers dagelijks werken en waar management informatie deelt. Vooral tijdens het thuiswerkers is het belangrijk dat alle informatie eenvoudig op één plaats te vinden is.

Met de eindgebruiker (de medewerker) in gedachten heeft Microsoft gewerkt aan een oplossing: Teams als Intranet. Zo vind je alle informatie in een omgeving. Op deze manier is alles wat jij als bedrijf naar je medewerkers wilt communiceren iets wat geïntegreerd wordt in de online-werkplek van de gebruiker.

Home Site App

Binnen de Home Site App vind je alle portalen van jouw bedrijf, zonder  Microsoft Teams te verlaten. Wanneer je de Home Site App installeert, wordt het intranet onderdeel van jouw Teams omgeving. Meer dan wanneer je de SharePoint-app toevoegt aan Teams. Zo vind je bijvoorbeeld rechtsboven de optie om de pagina  van de Home Site pagina te kopieerden, te openen in je browser, of de pagina te verversen.

Onder de algemene informatie op het intranet bevindt zich een recommended viewing, ingedeeld op relevantie voor jou. Door recommended viewing ziet iedere medewerker content gebaseerd op zijn of haar functie. Op deze manier is content relevanter voor de medewerker.

Wanneer je in de linker bar (waar je alle opties vindt zoals activiteit en chat) op jouw bedrijfsnaam klikt, opent het Global Navigation panel. In dit menu vind je alle internetbronnen van jouw bedrijf zoals: organisatie informatie, bedrijfspolicy, maar ook relevante websites en nieuws. Allemaal bereikbaar in Teams. Deze pagina’s worden een keer gesynchroniseerd van jouw SharePoint omgeving en zijn dan altijd toegankelijk via de Home Site App in Teams.

Ook werken met Teams als Intranet? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden.

‍